GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt.
Die wichtigsten Grundsätze
- Unveränderbarkeit: Gebuchte Daten dürfen nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgt werden können.
- Vollständigkeit und Zeitgerechtigkeit: Vorgänge werden vollständig und zeitnah erfasst.
- Ordnung: Belege und Buchungen sind systematisch abgelegt und auffindbar.
- Datenzugriff: Die Finanzverwaltung kann bei einer Prüfung auf die Daten zugreifen.
Aufbewahrung
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare werden zehn Jahre aufbewahrt. Für Buchungsbelege, also auch Rechnungen, gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML.
Festschreibung in der Praxis
Software setzt die Unveränderbarkeit meist über eine Festschreibung um: Abgeschlossene Belege, Kassenbücher und Buchungsmonate werden gesperrt. Korrekturen laufen dann nur noch über Storno oder Gutschrift.
GoBD-konform von Haus aus
In blueBilling werden Belegsummen beim Abschluss festgeschrieben, Kassenbuch und Monatsabschluss sind festschreibbar, PDFs liegen unveränderbar in der Belegablage.
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